Urus Paspor Online : "Salah Klik Uang Melayang ?"

Ini adalah pengalamanku di tahun 2014 ketika itu biaya administrasi pendaftaran masih 2550 ribu.

Membuat paspor sejak 5 tahun terakhir ini sudah lumayan mudah dan murah dibanding tahun sebelumnya. Saat ini layanan online sangat membantu kita untuk membuat paspor, baik untuk pembuatan baru maupun perpanjangan paspor. Pengalaman saya tanpa calo hanya membayar 255 ribu rupiah urusan pembuatan paspor jadi dalam sehari dan 3 hari kemudian paspor sudah bisa ditangan kita. 

Pengalaman tersebut lah yang membuat saya menganjurkan adik, suami dan anak saya untuk membuat paspor via online saja. Kita hanya menyiapkan scan data dalam file JPEG seperti

1. KTP, 
2. Akte Lahir, 
3. Kartu Keluarga, 
4. Ijazah, 
5. Rekomendasi Atasan,
6.  paspor lama jika untuk perpanjangan waktu. 

Setelah itu kita bisa mengakses layanan online melalui website imigrasi isi semua permintaan data, sebelum mengklik next/lanjut maka pastikan pengisian data sudah benar dan sesuai yang diminta. 

Tanggal 1 Juni 2014 aku melakukan registrasi online untuk pembuatan 3 paspor baru dan semuanya berhasil.  Dibagian akhir kita akan mendapatkan konfirmasi pendaftaran berbentuk 2 lembar file PDF (ada yang langsung muncul ada pula yang masuk ke email kita terlebih dahulu), bagi yang langsung muncul maka tinggal save atau bisa diprint langsung. Konfirmasi berisi kapan kita harus datang ke kantor imigrasi yang telah kita tentukan sebelumnya (lokasi imigrasi dan tanggal kedatangan kita yang memilih) dan ada lembar pembayaran ke Bank BNI dengan nominal 255 ribu, kita tinggal datang ke BNI lalu teller akan membantu kita melakukan pembayaran dengan biaya administrasi sebesar 5 ribu rupiah sehingga total pembayaran adalah 260 ribu rupiah. 

Sesuai jadwal maka pada tanggal 3 Juni 2014 kami mendatangi Imigrasi Tangerang untuk paspor anakku dan adikku berjalan lancar, setibanya disana kita mengambil nomor antrian dan  menuju loket pendaftaran online serahkan berkas yang sudah kita susun didalam map yang kita beli diimigrasi dan fotocopy data-data yang kita masukkan ketika mendaftar online (sebaiknya fotocopy dilakukan diimigrasi saja karena mereka mempunyai standard tersendiri , daripada sudah fotocopy diluaran tetapi ditolak hanya karena beda standard :D) biaya untuk map dan fotocopy 8.000 rupiah. 

Setelah beres menyerahkan berkas maka kita disuruh menunggu antrian poto, sekarang sudah lebih baik antara pendaftar online dipisah dengan yang datang langsung, poto untuk pendaftar online baru dimulai jam 11.00 WIB jadi bisa lebih tertib, dan antrian tidak begitu banyak karena pihak imigrasi memberi batasan per hari hanya menerima 150 pendaftar online. 

Persoalan muncul ketika giliran suami, ketika berada di loket penyerahan berkas suami mendadak menginformasikan bahwa permohonan paspornya ditolak dan harus mendaftar ulang kembali. Lalu suami menanyakan bagaimana uang yang sudah dibayarkan? Petugas loket menginformasi kan uang hangus dan harus bayar kembali. Kesalahannya apa ya? 

Jadi ketika mendaftar online kemarin, aku memang memilih pembuatan paspor baru, padahal seharusnya yang dipilih adalah "penggantian-Habis Masa Berlaku" karena sebelumnya suami memang telah memiliki paspor namun mengingat masa berlaku sudah lama expired sehingga aku berpikir klik saja pembuatan baru. Dan tetap aku menginputkan data nomor paspor lama suami, sehingga tidak ada maksud untuk melakukan penipuan data. Ketika aku tanya ke petugas loket kenapa uang hangus? Dijawab, "karena memang sistemnya begitu bu,"  banyak tanya dikepalaku, karena sistem? Andai sistem online imigrasi sudah benar seharusnya ketika aku memilih pembuatan paspor baru dengan mencantumkan nomor paspor lama maka sistem seharusnya memberi warning "pilihan yang anda buat salah ". Namun ini tidak ada warning sehingga kita tetap bisa melanjutkan pengisian data berikutnya. 

Petugas loket pun bisa tau kesalahan ini karena kami yang menginformasikan bahwa sebelumnya kami telah mempunyai paspor dan dalam berkas ada potocopy paspor lama, andai tidak kami beritahu apa petugas bisa tahu? sistem saja tidak mempunyai warning.Karena gak mau ribut ya sudah aku bilang ambil berkas dan kita protes dengan baik. Sembari perjalanan pulang aku pun menggoogling ternyata banyak kasus yang sama, hanya karena salah klik atau salah pilih maka pendaftar dirugikan dengan harus melakukan pembayaran kembali. 

Maklumlah aku yang berdarah batak ini pantang kali rugi, hehehe. Sesampai dirumah maka aku minta suami mem-follow akun twitter imigrasi tangerang (@kanim_tangerang) dan mengirimkan email juga. Ternyata saat itu twit yang kami kirim langsung direply, singkat cerita mereka meminta no telpon untuk dihubungi dan jadilah pembicaraan : 

Imigrasi Tangerang: Ibu sudah salah melakukan pilihan, sehingga sistem menolak otomatis 

Me: Sistem? dimana penolakannya pak? kalau benar sistemnya sudah canggih seharusnya ada warning, karena saya tetap memasukkan nomor paspor lama suami. Peringatan uang hangus karena pengisian data juga tidak ada diwebsite, yang ada hanya ketika dalam 7 hari sudah membayar dan pendaftar tidak hadir di kantor imigrasi maka uang hangus, tapi kalau salah isi data tidak ada. 

Imigrasi Tangerang : Baik bu tapi memang seperti itu prosedurnya, uang tersebut hangus karena untuk ganti biaya administrasi dan biaya poto 

Me: biaya administrasi? fotocopy, map saya beli sendiri, poto? Wong dipoto aja belum

Imigrasi Tangerang: Baik bu nanti akan saya sampaikan ke pusat terlebih dahulu dan akan kita tindak lanjut. 

Lalu di e-mail saya menuliskan : "Yth Humas Imigrasi Tangerang, pada hari ini saya merasa dirugikan karena pengajuan paspor suami saya ditolak dengan alasan penolakan dari sistem, yang menjadi pertanyaan saya adalah bahwa penolakan bukan dilakukan oleh sistem tapi petugas loket. Dan tidaak ada niatan kami untuk memalsukan data atau menipu data, hal ini dengan tetap kami inputkan nomor paspor lama dan kami sertakan copy paspor lama. Sebagai informasi saya adalah agen asuransi yang terbiasa menggunakan sistem untuk urusan administrasi, sebagai contoh pernah nasabah saya salah memilih seharusnya membayar premi lanjutan tetapi yang dipilih adalah premi awal . Apakah uangnya hangus ? TIDAK , sistem belum mendeteksi kesalahan pilihan namun kami sebagai perusahaan memiliki solusi untuk tidak merugikan nasabah, bagaimana caranya ? Kami memiliki formulir pengalihan premi, nasabah tinggal isi form tersebut selanjutnya maka dana nasabah akan dialihkan ke pembayaran yang benar. Kemudian kalau benar sistem imigrasi seperti ini, kemana uang kammi tersebut ? diapakan negara ? Kalau begini saya berhak melaporkan kejanggalan ini ke lembaga terkait agar diadakan review diimigrasi terhadap dana hangus." 

E-mail tersebut tidak dijawab, namun keesokannya ada telepon kembali untuk meminta suami datang langsung ke imigrasi. 

Dan Alhamdulillah sesampainya disana suami disambut dengan baik dan sesuai informasi maka permintaan kami bisa dilanjutkan tanpa harus membayar kembali, YESSS! Bapak yang melayani suami menginformasikan bahwa mereka merasa berterima kasih karena kami menyampaikan keluhan dengan baik tidak membabi buta, selama ini banyak kasus tidak diakomodir karena belum tau masalah dimana sudah marah-marah dan menuduh yang aneh-aneh. 

Beruntung bagi kami yang bisa memperjuangkan hak kami, tapi bagaimana orang lain? Selayaknya meski yang protes marah, meski yang protes kesetanan maka instansi harus bisa melayani dengan baik. Sistem yang ada juga bukan jaminan kesempurnaan pelayanan. Kita sebagai pengguna jasa juga harus bisa menyampaikan komplain dengan baik dan sesuai prosedur hal ini tentu untuk kebaikan bersama. Well ini adalah sebuah pengalaman untuk berbagi, semoga bisa bermanfaat buat semua. Akhir kata terima kasih kepada kantor imigrasi kelas I tangerang, semoga pelayanan akan semakin baik.